Inventario de tres almacenes y requisiciones en Notion para una empresa industrial

Una empresa industrial que opera tres almacenes nos contrató para construir su sistema de inventarios y requisiciones sobre Notion: bases de datos conectadas para los tres almacenes, un formulario de requisición que alimenta directo esas bases y tres dashboards de área, cada uno con la vista que su equipo necesita. El proyecto está en implementación activa —el kickoff fue en julio de 2026— y así lo contamos: con el alcance y el estado reales, sin resultados inventados.

El reto

Tres almacenes son tres versiones de la verdad. Cuando el material entra por un lado, sale por otro y cada área pide insumos por su propio canal, la pregunta más simple —¿qué tenemos y dónde está?— termina costando llamadas, correos y la memoria de alguien que “sabe”. El objetivo de este proyecto es exactamente ese: una sola fuente de verdad para existencias y solicitudes, visible por área y sin intermediarios.

Cómo va a funcionar, en tres actos

Acto 1 — La requisición deja de ser un mensaje. Alguien de planta necesita material. Abre el formulario de requisición —no un chat, no un correo— y la solicitud queda registrada en la base, ligada al almacén que corresponde, con solicitante, fecha y estatus visibles desde el primer segundo. Nada se pierde en una bandeja de entrada.

Acto 2 — Cada área ve su tablero. El responsable de almacén abre su dashboard y encuentra existencias y requisiciones pendientes sin pedirle un reporte a nadie. Son tres dashboards personalizados: cada área ve lo que le toca, con la profundidad que le toca. La foto completa deja de depender de juntar piezas a mano.

Acto 3 — El equipo se queda con las llaves. La capacitación arranca al cierre del Sprint 2 y va más allá del “así se usa el sistema”: incluye la creación práctica de vistas propias —un calendario de entregas, por ejemplo— para que el equipo adapte y extienda el sistema sin depender de nosotros. Ese alcance ampliado de capacitación lo pidió el propio cliente, y nos pareció la mejor señal posible: quieren ser dueños de su herramienta.

Cómo se está construyendo

El proyecto corre por sprints sobre Notion Enterprise, que el cliente activó desde el arranque; el acceso de administración se otorgó en la propia sesión de kickoff, sin semanas de trámites de por medio. El alcance quedó cerrado por escrito: bases de inventario para los tres almacenes, base de requisiciones, formulario integrado, tres dashboards de área y la carga inicial de datos, acotada a un volumen conocido (hasta ~200 registros por base). Trabajar por sprints mantiene el avance a la vista: el cliente ve bases funcionando conforme aterrizan, no una gran revelación al final.

Con la misma claridad quedó escrito lo que no incluye: integraciones con sistemas externos y soporte post-entrega están explícitamente fuera de alcance. Preferimos un alcance honesto y cumplible a una promesa elástica que nadie puede auditar después.

Dónde está hoy

En construcción, y sin pena de decirlo. El kickoff fue el 7 de julio de 2026; el sistema se está armando por sprints y la capacitación ya está contemplada dentro del propio plan. Cuando existan resultados medidos —tiempos de requisición, precisión de inventario— actualizaremos este caso con esos números y sus fechas.

Publicar un proyecto en curso con su alcance real nos parece mejor carta de presentación que tres métricas imposibles de verificar. Si algún dato de esta página cambia, cambia la página.

¿Operas más de un almacén?

Si tu inventario vive repartido en varios almacenes y las requisiciones viajan por mensajes, hay un diseño que puede ordenarlo. Agenda una sesión de 30 minutos y revisamos tu caso — con alcances explícitos, como este.