Travel-tech
De WhatsApp y Excel a un solo sistema: la arquitectura Notion de una plataforma de experiencias de viaje
Discovery y arquitectura Notion para una plataforma de experiencias de viaje en México: 40 agentes, 3 países y un plan de 3 fases para dejar Excel.
40
agentes de venta mapeados en un solo pipeline comercial
3
países operando sobre el mismo diseño de workspace
12
procesos de negocio priorizados en un plan de 3 fases
Discovery y plan validados con la dirección del cliente.
Una plataforma de experiencias de viaje a la medida —40 agentes de venta y equipos en México, Guatemala y Perú— operaba todo su flujo comercial entre WhatsApp y Excel. La Agencia AI condujo el discovery completo, mapeó 12 procesos de negocio y diseñó la arquitectura Notion que los ordena: CRM de leads, registro de ventas, control de comisiones y dashboards por rol, priorizados en un plan de 3 fases que la dirección del cliente validó reunión por reunión.
El punto de partida
El lead entraba por WhatsApp. La venta se registraba en un Excel. La comisión vivía en otro. Y cada fin de mes, cada agente buscaba su código entre 300 y 400 filas para confirmar cuánto había ganado — “un sistema bastante arcaico”, en palabras del propio equipo.
Los itinerarios tenían su propia versión del problema. “Siempre empezamos casi que desde cero”, nos dijo la responsable de operaciones. Veinte años de viajes diseñados, y cada propuesta nueva arrancaba en blanco. El conocimiento del negocio —qué hotel, qué guía, qué restaurante funciona en cada destino— estaba repartido entre un chat de WhatsApp, hojas de cálculo por destino y guías en Word.
Nada de esto era un problema de herramientas baratas. Era un problema de arquitectura: información crítica sin un lugar único donde vivir.
La solución, en tres actos
Así se ve el flujo que diseñamos.
Acto 1 — El lead deja de perderse. Entra un WhatsApp a las tres de la tarde: “quiero un viaje a Perú en julio”. La agente lo captura en el CRM con destino, presupuesto y fechas; el sistema lo asigna según carga de trabajo y lo mueve por un pipeline claro: entrante, propuesta, reservado, completado. La dirección abre su dashboard y ve cuántos leads llegaron esta semana, quién los atiende y la tasa de cierre por agente.
Acto 2 — La venta se vuelve dato. Cuando el trato se cierra, el monto ya vive en el sistema. La comisión se calcula sola: monto por porcentaje según el nivel del agente. Cada agente abre su propio tablero —solo el suyo— y ve lo pendiente, lo pagado y el desglose por operación. Nadie vuelve a peinar 400 filas de Excel para encontrar su código.
Acto 3 — El conocimiento sale del chat. Las recomendaciones se capturan por destino, con quién las hizo, cuándo y para qué tipo de cliente. Cuando un agente arma una propuesta de Londres, las mejores opciones aparecen donde está trabajando, no tres pantallas más allá, en un mensaje de hace un año.
Cómo se construyó (y qué decidimos no construir)
El discovery corrió como una serie de sesiones de trabajo con dirección y operación. Cada proceso se clasificó en una matriz de urgencia por impacto y quedó asignado a una de tres fases: la Fase 1 concentra el motor de ingresos —CRM, registro de ventas, comisiones, dashboards—; la Fase 2, contabilidad integral y knowledge base; la Fase 3, cumplimiento y protección de datos sensibles.
Dos decisiones definieron el proyecto. La primera vino del cliente: la contabilidad integral subió de fase porque era su queja principal, y el plan se reordenó esa misma semana. La segunda vino de nosotros: recomendamos no reemplazar su plataforma de itinerarios —conectada a un GDS y con años de datos históricos— y convertir esa pieza en un estudio de factibilidad antes de mover nada. A un sistema en producción no se le hace cirugía a corazón abierto.
Dónde está hoy
Lo que puede contarse hoy con verdad: discovery terminado, 12 procesos documentados y priorizados, y una arquitectura de 3 fases validada por la dirección del cliente. El comentario que más nos importó no fue técnico: “lo explican de una manera muy simple”. Ese es el estándar de la casa — si el plan necesita un ingeniero al lado para entenderse, el plan está mal.
Por acuerdo de confidencialidad, el nombre del cliente se queda fuera. El sector, el problema y las decisiones son reales.
¿Te suena familiar?
Si tu operación comercial vive entre WhatsApp y Excel, el problema no es tu equipo: es que nadie diseñó dónde debe vivir la información. Una sesión de 30 minutos alcanza para saber si esto aplica a tu caso.